Logiciel de Gestion de Dépenses / Notes de Frais

L'objectif de cet appel d'offres est de sélectionner un prestataire capable de fournir une solution logicielle SaaS complète pour la gestion centralisée des notes de frais et des achats de Digital Africa. Cette solution doit permettre à 25 collaborateurs de moderniser et sécuriser le suivi financier, tout en garantissant une gestion multi-devises adaptée au continent africain, une interface intuitive en français, une application mobile performante ainsi qu'une piste d'audit complète.
Description du besoin

Paiement
Accès à différents moyens de paiement selon le type de dépense
Cartes de paiement virtuelles et physiques pour les collaborateurs
Soumission de factures en ligne pour validation avant paiement
Gestion des notes de frais (saisie, justificatifs, remboursement)
Versement d'avances et remboursement des notes de frais
Comptabilité
Soumission des reçus et gestion de la TVA
Suivi de l'historique des paiements et versements aux différents prestataires
Réconciliation et affectation des codes analytiques
Export comptable et connexion avec le logiciel de comptabilité
Contrôle des dépenses
Workflow de validation des dépenses (demande, approbation, contrôle)
Définition et suivi des budgets par équipe, projet ou programme
Procédures administratives et comptables claires, paramétrées directement dans le logiciel
Piste d'audit complète (traçabilité de chaque dépense)
Autres exigences
Gestion multi-devises, notamment pour les dépenses liées à l'Afrique
Plateforme accessible en ligne et via une application mobile, y compris en déplacement